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18/03/2005

Reçu ou compris cinq sur cinq?

Avant existait la lettre. Maintenant, celle-ci a fait place à un déluge de mails électroniques. Les résultats vont à l'encontre du but espéré de communication entre les hommes. 

0.jpgDans l’entreprise moderne, comme moyen de communication entre ses membres, le téléphone est en passe d’être détrôné au bénéfice de cet outil virtuel qu’est l’eMail.
Les contacts nous influencent dans les actions de nos vies de tous les jours, mais parfois glissent sur la bosse de nos indifférences par leur manque d’essence.


Notre souci de communiquer de l’information à nos collègues par la voie d’eMail et les transferts d’informations ont-ils abouti dans leur fonction? Rien n’est moins sûr.
Il est indéniable que ce potentiel de contacts virtuels ait apporté une multitude de nouvelles avancées dans le domaine du partage de l’information et de la communication parmi les hommes.
Progressivement toutefois, nous sommes passés malheureusement du nécessaire à l’abondance, à l’indigestion d’informations.
Accro ou esclave de ses emails est devenu le lot de beaucoup d'utilisateurs de PC.
Pas besoin de me chuchoter à l'oreille le nombre de fois que vous consultez ce précieux outil de communication, ni les endroits les plus incongrus où vous vous prêtez à ce genre d'excès. Je connais les moyennes journalières et je suis imaginatif.
La quantité y est, c’est sûr, mais quant à la qualité !
L’info est-elle appropriée et judicieuse ? Touche-t-elle la bonne personne ? Faisons-nous suffisamment attention à la valeur de nos messages et à la destination de ceux-ci ?
Nos messages reçus peuvent être catalogués en fonction de deux critères : la valeur informative intrinsèque et sa pérennité.
Les catégories suivantes se définissent ainsi et chacune a une action correspondante à prendre en considération lors des la réception de nos messages :
Information stratégique ou très instructive valable pour une durée indéterminée. Action : archivage dans des directoires très précis et accessibles par mot-clé.
Information importante mais qui ne sera valable que pendant une période bien déterminée. Action : les garder dans son ‘inbox’ jusqu’à son échéance ou les faire glisser dans ses tâches avec la mention de leur date d’expiration.
• Information ne concernant pas ses propres intérêts ou activités mais qui pourrait avoir un impact temporaire ou futur. Action : rester en ‘inbox’ ou décider après réflexion de sa destruction.
• Information non appropriée ni judicieuse ou aiguillée vers vous par erreur sans impact pour votre propre activité. Action : renvoyé vers l’endroit qu’elle n’aurait jamais du quitter. Poubelle.
La répartition statistique de réception de nos emails en ces 4 catégories devrait correspondre normalement à une courbe de Gauss : les 2 extrêmes au bas de la courbe, les 2 médians dans le haut de celle-ci reflétant leurs fréquences. Mais on est loin du compte et c’est plutôt la dernière catégorie qui a pris la première place.
Les raisons en sont simples et insidieuses:
• C’est tellement facile lors de l’envoi d’un e-Mail de sélectionner 1,2,…n destinataires.
• Des listes de distribution toutes faites ont été créées pour vous faciliter la tâche. Mais souvent, on ne connaît même plus la liste des personnes qui les composent.
• Dans le fond, on n’en rien à ‘cirer’ de l’impact sur les gens qui recevront nos beaux messages riches d’informations.
« Je vous l’envoie et on ne pourra pas me dire que je ne vous ai pas informé, on ne pourra pas m’accuser que j’ai fait de la rétention d’information. »
Cette façon de penser ne peut mener qu’à l’engorgement de nos esprits.
Cela se corse bien plus encore quand une réaction en chaîne du plus bel effet se produit tel que celui-ci :
Envoi : « Nous avons l’intention de faire le bounce du système et de ce fait la machine ne sera pas disponible entre 01:00 et 02:00. Avez-vous des objections ? » « Réponse : « Pourrions-nous changer l’heure entre 02:00 et 03:00, parce que je… ?». La boucle commence.
Est-ce dire que nous devons activer notre réveil pour en vérifier la bonne exécution ?
Plus sérieusement, nous nous sommes tout doucement trompés d’outil. A partir d’Outlook, nous sommes tombés dans le ‘chat room’ du style ‘Immediate Messenger’. Le dialogue se déroule bien entendu en cc’ant et bcc’ant de tout bois et en arrosant toute la famille à chaque fois en étayant les idées et les objections par des attachements multiples. Cela, sans penser évidemment, à la place réservée et perdue sur le serveur ou sur nos PC personnels ! En effet, chaque ping-pong de notre mail le clonera en y ajoutant les réponses de chaque interlocuteur, clonage qui se répète encore et encore.
N’aurait-il pas été plus judicieux de centraliser ce genre de message au niveau du Web de la Société elle-même ?
Cette débauche de trafic tout azimut demande une gestion non dépourvue d’un coût important en temps consacré à la lecture de chacun d’eux et cela pour tous les ‘chanceux’ récepteurs. N’a-t-on pas d’étude statistique reflétant le coût de temps et d’argent à la rédaction et la lecture de ces eMails ? Je crois que ce devrait être édifiant.
Combien de mails recevons-nous dont nous n’avons plus le temps de lire le détail avec l’attention nécessaire à la compréhension ? Par l’usage rodé de nos filtres naturels, le risque est devenu important d’en sauter l’un d’entre eux qui, lui, sera vraiment judicieux d’avoir été lu et dont l’information pouvait avoir un impact vital.
Plus on monte dans la hiérarchie, plus le problème devient aigu. Le patron, lui, doit avoir suivi des cours très appliqués de technique rapide de lecture.
Elaguer, filtrer est le job continuel du lecteur des emails d’aujourd’hui. Chercher la ‘crème’, l’info intéressante relève du parcours du combattant. Décision délicate: jeter ou garder ?
Nous décidons de ne pas décider tout de suite et bien vite un rappel à l’ordre nous sera signifié : «Votre boîte est pleine. Les mails futurs n’arriveront plus dans votre boîte qu’après nettoyage de celle-ci ». Là, la pression est trop forte, le stress est total. Que faire avec l’un ou l’autre des messages dont le sujet nous échappe déjà? Alors, allons-y pour le coup de torchon salvateur.
Trop d’informations tuent l’Information. N’étouffons pas cette chère source de nos nouvelles.
On en arrive à regretter le temps de la bonne vieille note de service et le télex qui, quoique beaucoup plus lent ou plutôt grâce à cette lenteur, nécessitaient une préparation minutieuse et donc plus de discernement.
Les spams, phénomènes relativement récents, apportent un désagrément supplémentaire par l’invasion de notre mailbox. De multiples programmes tentent bien sûr d’enrayer cette situation sans y parvenir totalement. Mais, rappelons-nous, nous sommes responsables de nos propres écrits et du temps de lecture que nous imposons à nos interlocuteurs.
Notre vue s’use en les lisant, l’abondance d’ emails génère le stress.
Peut-être verra-t-on bientôt à la fin de nos mails une mention telle que sur les paquets de cigarettes :

« L’abus d’emails peut nuire à votre santé »



L'enfoiré


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Conseils pour rédiger des emails efficaces

1. Montrez vos émotions avec modération.
Vous voulez fixer un rendez-vous avec un ami ? Évitez les points d’exclamation ou une exubérance trop démonstrative. Selon les recherches, les emails les plus efficaces sont ceux qui témoignent d’une émotion modérée. Le ton parfait ressemble à quelque chose comme : « Dis, j’aimerais vraiment qu’on se voie la semaine prochaine. Ça te dit une pizza ? »

2. Ne craignez pas la négativité
Un email négatif et « venimeux » ne vous mènera à rien. Mais une négativité modérée est tout aussi efficace qu’une positivité modérée. Par exemple, pour assurer un bon suivi de votre réclamation client, contrebalancez la mauvaise nouvelle (« J’ai eu une expérience horrible dans votre magasin aujourd’hui ») avec une manifestation d’espoir (« S’il vous plaît, faites quelque chose pour arranger la situation »)

3. Soyez bref et simple
Le juste équilibre pour la longueur d’un email se situe entre 50 et 125 mots. Évitez d’utiliser du vocabulaire savant si ce n’est pas nécessaire. Les meilleurs emails sont écrits avec un vocabulaire de niveau de lecture CE2 – un niveau que vous pouvez atteindre en utilisant des mots et phrases courts.

Source: http://fr.express.live/2016/03/15/rediger-emails-efficaces/1/

Écrit par : L'enfoiré | 16/03/2016

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Vers la fin des emails au travail ?

Ils ont révolutionné la vie au bureau, offrant un moyen de communication instantané entre collègues et avec les clients, sans qu’il ne soit plus nécessaire de téléphoner ou d’humecter un timbre. Mais les emails sont devenus les ennemis de la productivité et le temps consacré à leur traitement peut parfois représenter une journée de travail par semaine, affirme le Times.
C’est pourquoi beaucoup d’entreprises essayent de réduire l’utilisation des mails, voire, de les supprimer. Une société française, Atos, a ouvert la voie en promettant d’y mettre fin dans l’année à venir. Le Halton Housing Trust de Cheshire vient de lancer un programme de “sevrage d’emails” de deux ans, après avoir découvert que ses travailleurs perdaient 40% de leurs temps sur leur boîte de messagerie interne. Le CEO de cet organisme parle d’addiction nécessitant des mesures drastiques.
D’autres entreprises tentent de réduire les emails internes, encourageant leurs travailleurs à téléphoner ou à se déplacer jusqu’aux bureaux de leurs collègues. Pour éviter les emails de travail en dehors des heures de bureau, Volkswagen éteint ses serveurs à 17h30 et Daimler filtre les messages professionnels destinés à ses employés en congés.

La génération du millénaire
Mais le problème pourrait se résoudre de lui-même car la génération des “millennials” (les “jeunes de la génération du millénaire”, nés entre 1980 et 2000) boude les emails et leur préfère les réseaux sociaux. Ainsi, la durée passée sur les emails par les 18-24 ans a chuté de 34% l’année dernière et de 50% depuis 2010.

Source: https://fr.express.live/2016/06/16/de-plus-en-plus-entreprises-cessent-utiliser-emails/

Écrit par : L'enfoiré | 17/06/2016

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